• Atender a cambios de planes generales
• Modificar métodos
• Recuperar el contenido esencial Plan Estratégico de la organización
• Interrumpir el Plan Estratégico de la organización que por diversas razones no está dando los resultados esperados
• Conocer avances sobre el Plan Estratégico
• Analizar los cambios en el entorno
• Realizar ajustes o mejoras en objetivos, estrategias, cronograma, etc.
• Cuando la organización se siente amenazada
El informe final debe contener no solo un análisis de los procesos de comunicación, sus mensajes, medios y canales sino que también debe contener el criterio profesional para poder relacionarlo con otras actividades que son del interés organizacional.
Si el informe final determina que hay algo que no está funcionando como debería para el cumplimiento de metas organizacionales, se deben analizar cuidadosamente las consecuencias que tiene y plantear alternativas de solución.
domingo, 24 de abril de 2011
Tipos de auditorías en comunicación
Auditoría Interna: Es el examen o verificación de los procesos comunicacionales y sus acciones, mediante el cual se examina y evalúa la planificación, organización, dirección y control interno administrativo, la economía y eficiencia con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros, así como el resultado de las operaciones previstas a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas. Es una valoración independiente de sus actividades; comprende el análisis de los procesos de comunicacionales, en comparativo con los indicadores y cronograma.
UNA AUDITORÍA SIRVE PARA:
• Medir impacto de la comunicación, no por número de apariciones en medios, sino por cambios de comportamiento o actitudes.
• Reflexionar sobre el papel que la organización ha desempeñado y como desea proyectarse en el entorno y entre sus diferentes públicos.
• El informe de auditoría debe dar respuestas en beneficio común y de la misma organización
• Al obtener los resultados deberá permitir una reorientación a los procesos de comunicación
• Durante la auditoria se pueden priorizar los procesos que den valor agregado a la misma organización auditada
• Como parte del proceso de auditoría y muy contrario a lo que se piensa acerca de ellas, se deben brindar espacios para la concertación; recordar que la comunicación es aquella que facilita los procesos para incrementar seguridad en los públicos.
• Mediciones de clima, cultura e imagen
• Medir el nivel de comprensión de los mensajes. Que los diferentes públicos reconozcan un mensaje claro, transparente y preciso sobre la organización
Auditoría externa es aquella que se efectúa por un auditor o empresa, con el objetivo de determinar si lo propuesto en el plan, con los públicos externos, se efectúa en la cuantía debida y dentro de los plazos y formas, establecidos. Nos permite
establecer el grado de eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y del talento humano, con el objetivo de mejorar las acciones y los procesos examinados.
Contribuye a:
• Concertar stakeholders y públicos externos
• Promover metas con participación de públicos externos
• Generar clima de seguridad y compromiso organizacionales
• Consolidar imagen
• Mantener reputación
Conceptos principales que se deben tomar en cuenta para hacer una auditoría de comunicación:
• Cobertura Revisar la segmentación de las audiencias que tiene la organización con su correspondiente mapeo, la auditoría deberá medir no solamente la cantidad de información emitida, sino el cambio de actitud o comportamiento que el mensaje a producido respecto a la población atendida.
• Eficacia Tomado desde su concepto de multidimensionalidad que conlleva, se refiere al grado en que se cumplen objetivos y metas de la unidad de información en comparativo con el plan estratégico de la organización,
• Eficiencia. Se refiere al costo que conlleva el poder satisfacer los objetivos, en función de los recursos y el talento humano utilizados en el proceso de comunicación.
Si se va a medir la eficiencia y eficacia es necesario hacer un proceso de evaluación de la gestión entendida ésta como los métodos que la dirección de una organización establece en forma periódica y sistemática para medir el resultado de sus actividades y la responsabilidad del comunicador en relación con unos estándares de resultados esperados (indicadores), proyectando acciones a futuro en busca de un mejoramiento continuo.
UNA AUDITORÍA SIRVE PARA:
• Medir impacto de la comunicación, no por número de apariciones en medios, sino por cambios de comportamiento o actitudes.
• Reflexionar sobre el papel que la organización ha desempeñado y como desea proyectarse en el entorno y entre sus diferentes públicos.
• El informe de auditoría debe dar respuestas en beneficio común y de la misma organización
• Al obtener los resultados deberá permitir una reorientación a los procesos de comunicación
• Durante la auditoria se pueden priorizar los procesos que den valor agregado a la misma organización auditada
• Como parte del proceso de auditoría y muy contrario a lo que se piensa acerca de ellas, se deben brindar espacios para la concertación; recordar que la comunicación es aquella que facilita los procesos para incrementar seguridad en los públicos.
• Mediciones de clima, cultura e imagen
• Medir el nivel de comprensión de los mensajes. Que los diferentes públicos reconozcan un mensaje claro, transparente y preciso sobre la organización
Auditoría externa es aquella que se efectúa por un auditor o empresa, con el objetivo de determinar si lo propuesto en el plan, con los públicos externos, se efectúa en la cuantía debida y dentro de los plazos y formas, establecidos. Nos permite
establecer el grado de eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y del talento humano, con el objetivo de mejorar las acciones y los procesos examinados.
Contribuye a:
• Concertar stakeholders y públicos externos
• Promover metas con participación de públicos externos
• Generar clima de seguridad y compromiso organizacionales
• Consolidar imagen
• Mantener reputación
Conceptos principales que se deben tomar en cuenta para hacer una auditoría de comunicación:
• Cobertura Revisar la segmentación de las audiencias que tiene la organización con su correspondiente mapeo, la auditoría deberá medir no solamente la cantidad de información emitida, sino el cambio de actitud o comportamiento que el mensaje a producido respecto a la población atendida.
• Eficacia Tomado desde su concepto de multidimensionalidad que conlleva, se refiere al grado en que se cumplen objetivos y metas de la unidad de información en comparativo con el plan estratégico de la organización,
• Eficiencia. Se refiere al costo que conlleva el poder satisfacer los objetivos, en función de los recursos y el talento humano utilizados en el proceso de comunicación.
Si se va a medir la eficiencia y eficacia es necesario hacer un proceso de evaluación de la gestión entendida ésta como los métodos que la dirección de una organización establece en forma periódica y sistemática para medir el resultado de sus actividades y la responsabilidad del comunicador en relación con unos estándares de resultados esperados (indicadores), proyectando acciones a futuro en busca de un mejoramiento continuo.
ENSAYO: ¿Porqué auditoría de comunicación?
La auditoría juega un papel fundamental en el mantenimiento de las organizaciones, porque implica un sistema el control de los recursos de los cuales la organización dispone para desarrollar cada uno de los procesos comunicacionales que hayan sido definidos. A través de ella se puede verificar si la gestión de la comunicación está cumpliendo con los niveles de calidad que requiere la organización.
Una auditoria constituye un aspecto de vital de importancia según las tendencias actuales, porque es la comprobación y seguridad de que la gestión comunicacional se esté realizado. Este tema se ha constituido una necesidad identificada por algunos autores, pero aún no existen unas reglas o normas bajo las cuales debe moverse el auditor de comunicación.
Debe ser una recopilación, acumulación, evaluación y análisis de datos sobre la organización y sus procesos comunicacionales que le permitan al auditor, determinar e informar el grado de cumplimiento entre la información y los criterios establecidos. Esto implica que la auditoría se realice como proceso sistemático para obtener información y datos de manera objetiva con las evidencias basadas en los informes.
Debe ser una recopilación, acumulación, evaluación y análisis de datos sobre la organización y sus procesos comunicacionales que le permitan al auditor, determinar e informar el grado de cumplimiento entre la información y los criterios establecidos. Esto implica que la auditoría se realice como proceso sistemático para obtener información y datos de manera objetiva con las evidencias basadas en los informes sobre las actividades de la organización que tienen una relación directa con las otras áreas y actividades que se hayan desarrollado.
Contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización, permite descubrir fallas en los procesos o debilidades existentes en la organización, para así establecer procesos de mejora. Mide qué tan adecuados y confiables son los sistemas de información, comunicación, uso adecuado de los medios y canales y de los procedimientos operativos.
Termina en el momento en que el responsable puede determinar con precisión y basado en las evidencias, el grado de cumplimiento de las metas establecidas al inicio del plan, es así como la auditoria se constituye una herramienta de control y supervisión para la organización.
Siendo coherentes con lo escrito anteriormente la auditoría es un proceso que reúne varias características, y no se puede prescindir de ninguna de ellas ya que son indispensables para su ejecución completa y correcta y que los resultados aporten al futuro de la organización auditada.
Una condición que ningún auditor puede perder de vista, es que su trabajo lo debe realizar con una actitud de independencia neutral frente a las evidencias presentadas y con la mayor objetividad posible. Para que un auditor pueda cumplir con esta condición básica, las evidencias que debe obtener, deben ser una amplia gama de información y datos que le brinden elementos de juicio para elaborar el informe final, de tal forma que éste refleje que el auditor usó su criterio profesional para saber cuál y cuánta de toda la evidencia que posee es la apropiada para el trabajo que ejecutado; él debe considerar cualquier elemento o dato que le permita realizar una evaluación objetiva y expresar un dictamen profesional.
Por ello, para poder hacer una auditoría, se deben establecer mecanismos de control de gestión que significan un examen de eficiencia y eficacia del accionar de una organización; esta será determinada mediante la evaluación de los procesos comunicacionales y la utilización de indicadores de desempeño. Tanto los mecanismos de control de gestión como los indicadores deben estar previamente establecidos en el plan estratégico.
Una auditoria constituye un aspecto de vital de importancia según las tendencias actuales, porque es la comprobación y seguridad de que la gestión comunicacional se esté realizado. Este tema se ha constituido una necesidad identificada por algunos autores, pero aún no existen unas reglas o normas bajo las cuales debe moverse el auditor de comunicación.
Debe ser una recopilación, acumulación, evaluación y análisis de datos sobre la organización y sus procesos comunicacionales que le permitan al auditor, determinar e informar el grado de cumplimiento entre la información y los criterios establecidos. Esto implica que la auditoría se realice como proceso sistemático para obtener información y datos de manera objetiva con las evidencias basadas en los informes.
Debe ser una recopilación, acumulación, evaluación y análisis de datos sobre la organización y sus procesos comunicacionales que le permitan al auditor, determinar e informar el grado de cumplimiento entre la información y los criterios establecidos. Esto implica que la auditoría se realice como proceso sistemático para obtener información y datos de manera objetiva con las evidencias basadas en los informes sobre las actividades de la organización que tienen una relación directa con las otras áreas y actividades que se hayan desarrollado.
Contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización, permite descubrir fallas en los procesos o debilidades existentes en la organización, para así establecer procesos de mejora. Mide qué tan adecuados y confiables son los sistemas de información, comunicación, uso adecuado de los medios y canales y de los procedimientos operativos.
Termina en el momento en que el responsable puede determinar con precisión y basado en las evidencias, el grado de cumplimiento de las metas establecidas al inicio del plan, es así como la auditoria se constituye una herramienta de control y supervisión para la organización.
Siendo coherentes con lo escrito anteriormente la auditoría es un proceso que reúne varias características, y no se puede prescindir de ninguna de ellas ya que son indispensables para su ejecución completa y correcta y que los resultados aporten al futuro de la organización auditada.
Una condición que ningún auditor puede perder de vista, es que su trabajo lo debe realizar con una actitud de independencia neutral frente a las evidencias presentadas y con la mayor objetividad posible. Para que un auditor pueda cumplir con esta condición básica, las evidencias que debe obtener, deben ser una amplia gama de información y datos que le brinden elementos de juicio para elaborar el informe final, de tal forma que éste refleje que el auditor usó su criterio profesional para saber cuál y cuánta de toda la evidencia que posee es la apropiada para el trabajo que ejecutado; él debe considerar cualquier elemento o dato que le permita realizar una evaluación objetiva y expresar un dictamen profesional.
Por ello, para poder hacer una auditoría, se deben establecer mecanismos de control de gestión que significan un examen de eficiencia y eficacia del accionar de una organización; esta será determinada mediante la evaluación de los procesos comunicacionales y la utilización de indicadores de desempeño. Tanto los mecanismos de control de gestión como los indicadores deben estar previamente establecidos en el plan estratégico.
ENSAYO: Consideraciones sobre auditoría en comunicación empresarial
Iniciemos este recorrido por la auditoría definiendo el término: el concepto viene de término latino audire que significa oir. Era utilizado ya que los auditores se dedicaban a escuchar y juzgar la verdad o falsedad de lo que les pedían verificar. Como tal, la palabra auditoría viene del latín auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que significa que tiene la virtud de oír. El término no es nuevo y se cree que su aplicación existe desde hace muchos años.
Para que la comunicación estratégica cumpla con la misión en la organización, el plan de comunicación debe tener acciones de investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicadas a la organización; a esto es a lo que conoceremos como auditoria de comunicación; es el examen realizado por una persona o empresa cualificada e independiente de la empresa, con el fin de que la organización logre una opinión que muestre lo acontecido en el quehacer de la misma organización.
Una organización es un organismo vivo que influye y es influido por el entorno; como todo organismo debe tener momentos en los cuales debe ser “revisada”. Ello significa que la auditoría no debe ser realizada ni percibida como un proceso de vigilancia para buscar culpables de acciones no cumplidas o acciones infructuosas o fracasadas. Por el contrario debe ser entendida como un proceso de mejoramiento.
Un requisito fundamental es la independencia del auditor; solo bajo esta condición podemos afirmar que la auditoria es un proceso sistemático, cuyo resultado será determinar el grado de correspondencia entre los hallazgos y los criterios establecidos en el plan estratégico de la organización, que luego, el informe resultante podrá comunicar los resultados a las personas o públicos interesados (stakeholders).
Para que la comunicación estratégica cumpla con la misión en la organización, el plan de comunicación debe tener acciones de investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicadas a la organización; a esto es a lo que conoceremos como auditoria de comunicación; es el examen realizado por una persona o empresa cualificada e independiente de la empresa, con el fin de que la organización logre una opinión que muestre lo acontecido en el quehacer de la misma organización.
Una organización es un organismo vivo que influye y es influido por el entorno; como todo organismo debe tener momentos en los cuales debe ser “revisada”. Ello significa que la auditoría no debe ser realizada ni percibida como un proceso de vigilancia para buscar culpables de acciones no cumplidas o acciones infructuosas o fracasadas. Por el contrario debe ser entendida como un proceso de mejoramiento.
Un requisito fundamental es la independencia del auditor; solo bajo esta condición podemos afirmar que la auditoria es un proceso sistemático, cuyo resultado será determinar el grado de correspondencia entre los hallazgos y los criterios establecidos en el plan estratégico de la organización, que luego, el informe resultante podrá comunicar los resultados a las personas o públicos interesados (stakeholders).
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